档案的作用可概括为两个基本方面：即凭证作用和参考作用。
档案是历史的真凭实证
档案是一切活动中直接形成的真实的历史记录。因此，档案具有澄清事实真相、判明是非曲直的证据作用，它是在一切领域中发生各种纠纷、争执时，依法判决或仲裁的客观凭证。例如，知识产权纠纷、土地使用权纠纷等，都可以档案为有力证据。
档案是第一手的参考材料
档案是人类文明进步的阶梯。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产等，都具有广泛的参考价值。如，基本建设项目的设计，设计人员离不开借鉴前人的经验，档案记录都可以作为活动的参考材料。
1.机关工作查考的依据
档案是过去工作活动的过程和情况的记录，它可以有效地满足机关工作者起草文件、制定计划、熟悉情况、总结经验、进行决策、研究案例、处理问题等方面的信息需要。
2.生产建设的丰富资料
档案记载了各种生产建设活动的各种情况、成果、经验和教训。如新产品研制开发。
3.科学研究的基础和条件
①从记录的事实和经验中可为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料；
②过去专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴。
4.政治斗争的必要手段
档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的状况，可以作为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。
5.宣传教育的生动素材
档案以其历史性、直观性、原始性和内容丰富的优点，成为宣传教育的生动素材，如各种档案展览。
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