档号章是通过固定的印模，将档号的重要组成项在印模中予以体现。
文书档案应按照《归档文件整理规则》进行整理，根据最新的《归档文件整理规则》要求，归档文件以“件”为单位整理。归档文件在整理的过程过程中，需要加盖档号章，档号章的组成项和档号的各部分是一致的，互为映衬，互为依托。
文书档号章的样式：
《归档文件整理规则》规定，文书档案的档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。
文书档号章的填写要求：
①依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章；
②盖在每“件”的首页——上端——居中——空白处；
③一般使用红色印泥；
④填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。
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