高校数字档案管理系统建设，能够为学校档案资源的有效共享和利用提供相应的支持，构建起学校档案资源信息化、信息管理标准化、服务利用网络化、档案管理现代化的应用体系。高校数字档案馆建设可以加速与大学学校OA系统以及教务系统的相互衔接，全面、科学、高效管理和利用各类档案，发挥档案信息资源对学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新四大功能的信息支撑作用。
高校数字档案管理系统建设方案目录
1. 建设背景
2. 建设意义
3. 建设内容
3.1 产品优势
3.2 主要功能
4. 数据库
5. 中间件
6. OCR识别软件
7.报价表
1. 高校数字档案馆建设背景
现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为学校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下学校档案管理工作的必然趋势。学校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的学校档案整理工作发生了质的变化，当前学校档案管理的主要任务是充分应用信息技术推进档案信息化建设，开发利用档案信息资源，建设具有特色的综合数字档案管理系统，不断创新档案管理与服务机制，满足教学、科研和管理等方面的需要。
高校数字档案馆建设的优势：
（1）建设数字档案馆能够促进高校档案管理方式的变化，有利于节省档案存储空间；
（2）建设数字档案馆能够促进高校档案利用方式的变化，有利于档案的快速检索和利用；
（3）建设数字档案馆是网络共享的前提和基础，有利于实现高校间档案资料的网络共享；
（4）建设数字档案馆能够形成有序的档案信息库。
按照2008年教育部国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》要求，实施中华人民共和国教育行业标准JY/T 1006一2012《教育管理信息高等学校管理信息》，建设能够满足学校纸质档案和电子档案管理的档案管理系统，以全面、科学、高效管理和利用各类档案，尤其是电子档案的收、管、用，发挥档案信息资源对学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新 四大功能的信息支撑作用。基本构建起学校档案资源信息化、信息管理标准化、服务利用网络化、档案管理现代化的应用体系。大学数字档案室建设能够为学校档案资源的有效共享和利用提供相应的支持，档案资源的保护能力也会进一步加强，对学校档案管理工作的全面优化产生了一定的积极影响。
2. 大学数字档案室建设意义
（1）学校档案信息化管理有助于提升管理效率。
（2）学校档案资源的信息化管理能够进一步拓展资源建设渠道。
（3）信息化档案管理系统可以促进档案资源共享。
3. 高校数字档案管理系统建设内容
3.1 产品优势
档案管理系统，有利于机关、团体、企业事业单位和其他组织单位积极推进电子档案管理信息系统建设、加速快速交付并与办公自动化系统、其他业务系统等相互衔接。
经济性：降低档案管理系统总体建设成本
标准化：符合国家档案建设规范、标准要求
内嵌图像扫描、文字识别
内嵌OFD转换服务和OFD阅读器
系统权限灵活设置、三员分立
图形化自定义审批流程
智能全文检索
OA在线归档
自定义多全宗
四性检测
3.2 高校数字档案管理系统主要功能
3.2.1 文件收集
1）在线接收
在线接收是高校数字档案管理系统与OA等第三方系统对接后通过在线方式接收需要归档的电子文件，对符合归档要求的电子文件接收确认操作，不符合归档要求的电子文件进行退回操作，可以查看或修改每条归档的电子文件数据信息。
2）离线接收
离线接收是通过高校数字档案馆系统软件著录或者批量导入的电子文件，对符合归档要求的电子文件接收确认操作，不符合归档要求的电子文件进行修改、删除操作，可以查看每条归档的电子文件数据信息。
3）文件整理
<1>待组卷文件
待组卷文件的是在线和离线接收的按卷归档的电子文件列表，对于符合要求的电子文件进行组卷操作，对于不符合要求的电子文件进行取消归档和删除的操作，可以查看或修改每条电子文件数据信息。
<2>待归档
待归档文件是在线和离线接收的电子文件，以及待组卷文件中组卷完成的数据，对于不符合要求的数据，进行取消归档或删除的操作，可以进行修改操作；对于符合要求的数据可以发起审批操作，对于按卷归档的数据可以进行拆卷、合并卷的操作，可以查看或修改每条电子文件数据信息。
<3>归档中
归档中是待归档文件中发起审批的电子文件列表，可以查看每条电子文件数据信息。
4）归档审批
高校数字档案管理系统归档审批是当前登录账号需要审批的移交审批电子文件列表，若同意审批则进行同意操作，若不同意则进行退回操作。在审批过程中，可以进行排案卷号和件号，对于按卷号和件号不符合要求的，进行清空案卷号和件号重排操作。
5）文件回收站
文件回收站是在归档过程中删除的电子文件列表，列表分为件和案卷两类，对于误删除的电子文件可以进行恢复操作，对于确实不需要的数据进行彻底删除操作。
3.2.2 档案接收
1）档案接收
高校数字档案馆系统软件档案接收是已经归档的电子文件，比如档案室移交到档案馆的数据，可以手动著录数据或者批量导入数据，对于符合要求的数据进行归档，全部归档操作，可以查看或修改每条归档的电子文件数据信息。
2）档案登记记录
档案登记记录是档案接收过来数据对于移交单位、移交人、介质、条目等信息的登记，可以进行添加、修改、删除、导出、打印登记单操作。
3.2.3 档案整理
1）档案整理
档案整理是所有审批完成的电子文件列表，对于不符合要求的电子文件进行删除操作，对于符合要求的数据可以对移交单打印、装盒（装完盒可以进行上下架）操作，需要重新装盒的进行重新装盒操作。对于不符合要求的数据进行退回未移交操作，可以查看或导出每条归档的电子文件数据信息。
2）档案挂接
高校数字档案管理系统档案挂接是给批量导入系统中的数据或者已归档漏传电子文件的档案目录挂接电子文件，可以在为挂接目录中查看目录的详细信息。
3）档案移交
档案移交是操作档案室移交给档案馆的待电子文件，需要移交给档案馆电子文件直接添加至移交单，添加完成进行档案移交操作，进入移交的审批流程。
4）移交审批
移交审批是档案室移交至档案馆的数据的审批信息，可以查看、打印每条审批单数据信息。审批完成进行打包操作。
（略）
5. 中间件
支持国产数据库，如：神舟通用、达梦、人大金仓、瀚高数据库、南大通用、华为高斯DB等国产数据库。具有跨平台特性，支持国产化环境，如飞腾、龙芯、鲲鹏芯片服务器及统信、麒麟等国产操作系统。不过，当下普通高校数字档案馆建设方案对国产化并没有特别要求。
6. OCR识别软件
OCR识别软件是纸质档案数字化的必备功能，可以借助OCR识别功能实现纸质档案的内容检索（全文检索），从而提高档案资料的查全率。
批量OCR识别用于纸质档案工业化数字化生产过程中，将大批量已经扫描形成的电子文件（TIFF、JPG、BMP等格式）中的文字信息，使用强大的OCR识别引擎生成纯文本的txt文件或合成双层PDF文件。
7.报价表
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