机关单位的采购需要遵循《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，规范采购行为，履行相关职责和任务，同时做好文件材料的收集和归档工作。
招投标文件，就是针对某个项目的采购行为，在采购的招标和投标过程中形成的文件材料，包括招标方案、招标公告、招标文件、投标文件、评标材料、中标通知书、合同、质疑答复、投诉处理等文件材料。
招投标文件按照文书档案整理，还是按照科技档案整理呢？
一般，按照文书档案整理，以“件”为保管单位整理。
专门负责招投标的单位（如集中交易中心），采购行为较多的单位，可以在专业档案中单独设置一个“招标投标档案”子类，可以以“卷”为保管单位整理，也可以“件”为保管单位整理。
招投标文件如何整理归档？
采购行为不多的单位，一年仅有一个或几个招标项目的，产生的招投标文件材料可以归为文书档案进行保管。
国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定，机关物资采购、招标投标形成的文件材料属于应归档范围，一般归为30年保管。大型的、重要的采购合同，可以归为永久保管。未中标的投标文件正本和副本，可以归为10年保管。
《中华人民共和国政府采购法》规定，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件，包括采购方案、采购预算、招标公告、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、中标通知书、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件材料。
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