通常所说的“文件”，一般指带有红色文件头的正式公文。
“文件”是公文处理的专用术语，是指机关单位根据自己的职责范围制发的具有法定效力并设有特定版头的公文，即按照国家标准《党政机关公文格式》(GB/T97042012)中通用文件格式制发的，版头中发文机关名称后有“文件”二字的公文。
《党政机关公文处理工作条例》中规定，公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商治工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文一般有决议、决定、命(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个种类。
“材料”一般指除了正式公文外其他的材料，如不是按照公文格式拟写的计划、总结、讲话稿、调研报告等，会议记录、合同、协议、介绍信、图表、图册、名册、采购、审批、统计等。
《归档文件整理规则》规定了作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法，《规则》中明确归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
通过上述，可以得出：归档文件即是文书档案，是文件材料的内容之一。
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