1.档案收集要确保档案的齐全和完整。档案的齐全是指机关单位各种门类和载体的所有档案全部都归档，档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺，材料内容不缺，档案信息不缺。
要做到档案的齐全和完整需要采取有效的措施予以保障：
①制定规章制度，提升档案意识，提高人员的素质，按照规范流程进行工作；
②严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定归档范围和保管期限，准确地确定档案的存毁，减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档；
③文件材料的归档工作纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把归档工作作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整。
2.档案收集要符合规范和标准。档案收集、整理工作中，严格按照国标开展工作，要坚持档案工作的标准化和规范化。
3.档案收集要保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此，为确保机关单位和国家档案全宗的完整，任何单位和个人都应按规定及时归档。
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