科技档案目录号怎么编写?今天玖拓档案小编就来为大家简单分享下科技档案目录编写规范要求。
《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)第6章案卷编目,对科技档案的编目规范化进行了详细规定。
1.卷内科技文件页号编写
1.1 案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。
1.2 已有页号的文件可不再重新编写页号。
1.3 卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2.案卷封面编制
2.1 案卷封面宜印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式
2.2 案卷题名,应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。
2.3 立卷单位,应填写负责组卷部门或单位。
2.4 起止日期,应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日(年度应填写四位数字,下同)。
2.5 保管期限,应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。
2.6 密级,应填写卷内科技文件的最高密级。
2.7 档号,由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。
全宗号,需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定;
分类号,应根据本单位分类方案设定的类别号确定;
项目代号,由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定;
目录号,填写目录编号;
案卷号,应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。
3.案卷脊背编制
3.1 案卷脊背印制在卷盒侧面。
3.2 案卷题名、保管期限、档号。
3.3 案卷脊背项目可根据需要选择填写。
4.卷内目录编制
4.1 卷内目录应排列在卷内文件首页之前。
4.2 序号,应依次标注卷内文件排列顺序。
4.3 文件编号,应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。
4.4 责任者,应填写文件形成者或第一责任者。
4.5 文件题名,应填写文件全称。文件没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写题名。
4.6 日期,应填写文件形成的时间,年月日应用8位阿拉伯数字。
4.7 页数,应填写每件文件总页数。
4.8 备注,可根据实际填写需注明的情况。
4.8 档号,填写方法同上
5.卷内备考表编制
5.1 卷内备考表式样。
5.2 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
5.3 立卷人,应由立卷责任者签名。
5.4 立卷日期,应填写完成立卷的时间。
5.5 检查人,应由案卷质量审核者签名。
5.6 检查日期,应填写案卷质量审核的时间。
5.7 互见号,应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。
5.8 档号,填写方法同上。
5.9 卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后,或直接印制在卷盒内底面。
6.案卷目录编制
6.1 案卷目录式样。
6.2 序号,应填写登录案卷的流水顺序号
6.3 档号、案卷题名、保管期限。
6.4 总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。
6.5 备注,可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
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