档案主管部门制订各种规定、规范、办法，来明确需要归档的范围，如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《建设项目档案管理规范》《会计档案管理办法》《科学技术研究课题档案管理规范》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》，需要按照相应的管理办法将文件材料收集起来，尽最大努力做到收集齐全。
《机关档案管理规定》规定下列文件材料应当纳入收集范围。
①机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；
②机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；
③机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；
④机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等；
⑤机关所属机构撤销形成的归档文件材料。
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