信件办理是各机关单位的职能职责，应当鉴定是否属于归档范围，区分保存价值，应归必归，不应归则剔除归档范围。
信件是沟通交流的渠道，具有传递信息，情感交流，传承文化的作用。公务信件是公务活动中不可或缺的一部分，是组织之间传递信息的重要手段，是工作建议和意见反馈的方法措施，是处理公务事务的有效途径。
一般，公务信件包括介绍信、证明信、感谢信、推荐信、慰问信、表扬信、贺信、喜报、捷报、申请书、建议书、倡议书、检讨书等。社会群众为了反应相关问题，也会通过书信的形式向各级机关单位反映情况，提出建议、意见或者投诉请求。
国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对信件等文件材料的归档有如下规定：
1.对本机关工作具有查考价值的文件材料属于归档范围；
2.重要的永久或30年，一般的30年或10年；
3.无查考利用价值的事务性、临时性文件，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信属于不归档范围。
信件归档的注意事项：
1.重要的信件，要将信封、邮票等一并归档，注意保持信件的原貌；采用电子邮件、网页、新媒体来信的，除文字部分需要归档外，还要将完整页面截图一并归档；
2.对“件”内顺序进行合理排列，可以按照来信信封、来信内容、领导批示单、来信办理结果的先后排序，也可以按照来信处理结果、领导批示单、来信信纸、来信信封的先后排序，同一机关单位、同一归档年度的整理方法应当保持一致；
3.以本机关单位名义制发的信件，应保存一份存档管理，一信一件；
4.有领导批示和处理结果的，需要连同信件一并归档，注意保持“件”的有机联系；
5.著录题名需要完整、规范，人名、单位必不可少，不能仅仅著录来信类型或处理结果。
如，
介绍信（关于某某某到×××任职的介绍信）
表扬信（关于某某某×××的表扬信）
某某某的人民来信（某某某领导批示，×××处理结果）
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