文书档案按照《归档文件整理规则》进行整理，以“件”为单位保管，按“件”进行装订。装订时，既要牢固美观，又要安全简便，方便操作，利于管理，保护档案。
1.单位界定
归档文件以“件”为单位进行装订。
“一件”其页数少则两三页，多可达数十页。
就常见的文件类型而言，发文涵盖正文、拟稿单以及定稿，部分发文会有附件，甚至存在多个附件的情况；收文一般由签发单与正文共同构成一件；转发文，除了本身的正文还有被转发文；来文与复文，可以单独成件，也可以组合称为一件。
2.装订要牢固、安全、简便
装订工作必须严格遵循牢固、安全、简便的原则。
完成装订后的文件应呈现出平整状态，这不仅是美观的要求，更是为后续对归档文件进行妥善保护和高效管理创造有利条件。平整的文件更便于存储、翻阅，能有效降低文件受损风险，提高管理效率。
在装订过程中，要采取有效措施，避免文件出现页面损坏、倒页、文字被压等不良现象。一旦文件出现这些问题，不仅会影响其当下的完整性与可读性，更会对日后的查阅、使用以及长期保存造成阻碍。
若文件原有的装订方式符合相关质量与保存要求，应予以维持，避免随意更改。维持原装订方式能够最大程度减少对归档文件自身的影响，保护文件的原始状态，确保文件在保存时的稳定性和完整性。
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