档案整理阶段分类环节容易出现的问题

档案整理收集环节收集来的是文件材料,经过系统分类,鉴定价值、排序编号、装订装盒,使之有序化,规范化,之后才能称之为档案。那么档案整理阶段分类环节容易出现的问题有哪些呢?

档案整理阶段分类环节容易出现的问题-玖拓智能

1.分类标准不统一

问题描述:在对档案进行分类时,未按照分类方案进行分类,改变分类标准。如,一开始按照时间顺序对文件进行分类,之后又按照文件类型分类,导致混乱。

原因:没有制定完善的分类方案,整理人员不熟悉分类方案,或者在整理过程中受到主观和客观的因素干扰,随意改变分类规则。

影响:使得档案的系统性被破坏,难以查找和利用相关档案,后续进行档案整理或数字化等工作也会遇到困难。

2.分类错误

问题描述:将档案划分到错误的类别中。如,应归为文书档案的归到某专业档案中。

原因:分类人员对档案分类的理解不准确,或者对分类规则掌握不熟练。

影响:会导致档案放置位置错误,影响检索效率,也可能使利用者无法找到所需档案。

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