档案题名是什么意思?档案题名著录规则有哪些要求和标准

一、什么是档案题名

题名,又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称,可以是文件题名、案卷题名、类别题名、全宗题名。文件题名一般指正题名,也可能同时存在并列题名、副题名和说明题名文字。

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正题名

1.正题名是档案的主要题名。

应在相应的著录层级上,拟写或照原文记录著录单元的正题名。

2.文件题名的著录应符合以下要求:

①有题名时,一般照原文著录;

②原题名过于冗长或不能揭示内容时,原题名照录,并根据文件内容另拟题名附后,加“[]”;

示例1:通知[共青团中央关于纪念一二·九的通知]

示例2:某某省人委国家资本主义办公室关于某某县七月十一日某工字第零六号来函所提问题的答复[某某省人委国家资本主义办公室关于对某某县划分个体手工业户、农业户的标准的复文]

③原题名中出现人名但人名不全时,宜补全缺少的人名,有别名的宜注明常用名。

示例:[毛泽东]《给萧旭东、蔡林彬[蔡和森]并在法诸友会》(说明:文件原题名为《给萧旭东、蔡林彬并在法诸友会》)

④无题名时依据文件内容拟写题名,并加“[]”。

3.全宗题名即全宗名称,应照实著录。

4.案卷题名一般宜照原文著录。

案卷题名不能揭示内容或过于冗长时,应重新拟写,将原题名修改好后再著录。

5.类别题名一般包括责任者、问题和材料形式,问题可反映职能、活动、主题、地点等。

示例:某某省人大办公厅全宗照片档案

并列题名

并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录,并列题名前加“=”。

示例:某某市污染气象要素的研究=ResearchofthePollutionMeteorologicalElementinXXXX

(说明:正题名+并列题名)

副题名及说明题名文字

1.副题名是解释或从属于正题名的另一题名。

副题名一般宜照原文著录,正题名能够反映档案内容时,副题名不必著录。

2.说明题名文字是在题名前后对档案内容、范围、用途等进行说明的文字。

必要时说明题名文字照原文著录。

3.副题名及说明题名文字前加“:”。

示例1:武松:电视连续剧(说明:正题名+说明题名文字)

示例2:新民主主义的政治与新民主主义的文化:在陕甘宁边区文化协会第一次代表大会上的讲演(说明:正题名+副题名)

二、档案题名著录规则有哪些要求和标准

《档案著录规则》将著录项目分为标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制7个大项,35个小项。其中,“标识”大项包括档案馆代码、著录层级、档号、题名、文件编号、日期6个小项。“题名”所有层级的必著项。

《党政机关公文处理工作》《党政机关公文格式国家标准》中的“标题”,也就是《档案著录规则》中的“题名”。除了正式公文外,非红头文件、事务性材料的“文件名”“材料名”“标题”“题目”,也是著录的“题名”。

《党政机关公文处理工作》规定,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。其中,标题由发文机关名称、事由和文种组成。

《党政机关公文格式国家标准》规定,标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

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