1.非档案管理人员或未经许可，不准擅自进入档案室。
2.对文件材料进行分类，归档材料必须齐全完整、层次分明、类别准确，符合其形成规律。
3.查阅档案资料须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕应立即归还。档案原件一般不外借，如特殊需要，经有关领导批准后，方可借阅，时间不得超过5天。
4.档案柜要按类、按序编号，整齐排列，便于查找；按规定编制档案纸质目录，并建立规范的电子目录数据库。
5.对档案室的档案资料要做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。
6.档案室须专人管理，妥善保管钥匙，离开档案室时，必须检查好门、窗，加强防范措施。
7.定期检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。
8.档案室应保持清洁卫生、通风干燥，要有防光、防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防有害生物、防污染等安全措施；定期检查电气设备、消防器材等设施，保证安全可靠。
9.档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
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