判断文件材料是否归档应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（1）以文件材料为主，不是“有收必归”。
如收到的简报、书刊、文件汇编等，属于经验交流、介绍情况、供工作参考的，不反映本机关工作活动内容的，应作为资料保存，不属于归档文件的范围。
（2）以文件材料价值为主，不是“有文必档”。
确实没有查考利用价值的文件材料，一定要剔除，不归档。
（3）归与不归，不能只看有无红字版头和文号。
本机关的会议记录、花名册、规章制度、工作计划、总结虽无红字版头、文号，但是必须归档；内容为联系一般行政事务、购买小规模物品的文件，虽有红字班头、文号，也不一定归档。
（4）以本机关为主，不是“外机关都不要”。
外机关发来的文件，反映本机关的主要职能活动，有相关联系的，也需要归档。
（5）要注意宏观文件，也要注意微观文件材料。
宏观文件材料是指全面性的方针政策性文件材料，微观文件材料是指反映具体情况和问题的文件材料。
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