职业技术学院智慧档案综合管理系统满足对各类文字、图表、声像等不同形式档案的收集、整理、保管、鉴定、编研、统计、利用等全流程业务需求，实现纸质档案与电子档案的融合管理，实现多种类型档案的收存管用，并实现与学校OA系统对接，实现OA数据自动归档及历史数据全部迁移完毕。
职业技术学院数字档案管理系统的管理功能简述：
按照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，高校档案管理系统包括档案信息采集、档案信息管理、档案信息利用、系统设置、归档管理、工作流管理等基本功能，实现对高校各种载体档案的收集、整理、检索、统计等基本业务管理，高校数字档案馆系统平台支持对后台档案类型、数据结构等的定制和维护，支持数据关联设定和自动提取生成，实现档案信息资源及电子文件的有效管理。
文件收集
文件收集主要完成文件和资料的前期收集和管理工作。主要包括文件管理（收发文）、工程资料管理和其它资料管理。数据主要来自部门文书移交数据（未从 OA 系统中流转的收发文等信息）和其它系统产生的有价值的信息，文件管理的结构依据用户档案工作前置的要求将档案所要管理的内容前置到OA 系统中，档案人员仅进行审核工作，不再重复录入。
文件收集模块可以实现对文件和资料的分类、登记、修改、删除，以及各种文件资料报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。
收集整编
档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部分。整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。
档案管理
档案管理主要针对归档后的电子档案信息进行日常的管理工作利用数据管理模块进行档案数据的增加、删除、修改及档案的日常维护工作。采用直观的树型结构显示各种档案类型，针对某种档案还可以分类树的方式显示。对于档案数据还提供了批量修改、批量删除、打印各种表格（各种目录）、转入数据、转出数据、个性设计、批量下载等功能。实现档案的登记、修改、查询、电子文件的挂接等功能。左侧使用档案数据组织树的形式展现，对于档案管理员在档案著录时可以按照树结构的方式展现，便于管理员掌握数据的全部情况。
开发利用
提供档案管理人员对档案实体借阅、归还进行登记，形成借阅记录以便查询，有过期未还的档案催还的功能。年报系统可以提供本单位年报的生成登记、形成上报文件以及汇总下属档案单位的年报。系统可以自动生成年报的格式，以及年报中的可统计字段，自动进行可统计字段的统计，其它需要手工录入的字段需要管理员进行录入，最终可以打印并形成上报盘。
档案设置
当前档案管理工作要求档案系统具有更高的柔韧性和灵活性，为此本系统通过系统设置和维护功能来提供一整套系统定制工具，进而定制符合国家和行业标准及建设单位档案管理规则，并保证数据访问和功能使用的安全性、一致性。
系统配置
系统配置中可以设置角色权限及部门及用户，并通过日志管理查询系统登录日志；与维护功能中可定制的内容包括：系统权限的定制、日志管理、电子文件服务器配置等。
档案检索
档案检索为不同用户提供各种档案检索手段，包括模糊检索、普通检索等，以及实现网上档案借阅预约，查、借阅流程的网上审批等。
（以下数字档案管理系统内容略）
以上是高校数字档案室软件厂家玖拓智能关于“职业技术学院数字档案管理系统的管理功能包括哪些”的简要概述，如需要了解完整的高校档案管理系统建设方案或高校数字档案馆系统平台建设的相关内容，请联系客服详询。
