档案数字化主要指的是纸质档案的数字化,也就是通过扫描设备将纸质档案变成数字图像,供档案调阅利用的过程。
数字化扫描工作开展的前提是将档案按照相关规范标准整理规范,然后建立目录数据库,按照统一标准著录目录数据,之后才能考虑如何进行扫描,如何进行管理和利用数字资源。
档案数字化前处理工作包括哪些方面和内容?
1.确定扫描页
档案数字化扫描原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描,不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。
密级档案不得与普通档案一同扫描,如需要扫描,需另设专用涉密计算机、扫描仪、存储磁盘,单独扫描单独存储。
2.编制页号
① 对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。
② 重新编制页号时,应在统一位置书写页号,且不压盖档案内容。一般正面右上角,背面左上角的空白位置,距离垂直或水平顶边1CM处。如右上角、左上角已经编制页码,可以统一在左下角、右上角进行编制。
③ 将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
④ 采用硬度较小的铅笔编制页号。
3.拆除装订
应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物,应注意保护档案不受损害,并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案,在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌,以便于恢复。
4.技术修复
① 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。
② 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案,应先进行技术修复,修裱技术标准参照《档案修裱技术规范》(DA/T25-2022)。
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