档案工作是系统性的工作，按照统一领导、分级管理的原则开展工作。档案机构一般有两种，即档案馆和档案室。
档案馆一般作为独立机构来保管利用各单位、部门移交的档案，而档案室一般作为内设机构来管理利用本单位、本部门的档案。
档案馆分为综合档案馆、专业档案馆、部门档案馆、企业档案馆等；档案室分为普通档案室、科技档案室、综合档案室等等。
档案馆、档案室不能直接产生档案，所保管的档案一般来自各自管辖的权限范围。
《中华人民共和国档案法》规定，应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理；机关单位应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案。
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