编目工作的基本要求是什么?归档文件编目样式怎么设置

编目工作的基本要求是什么?

1.编目应准确、详细,便于检索;

2.归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录;

3.编目字段应符合著录规则要求;

4.归档文件应逐件编目;

5.归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册,目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置。

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归档文件编目样式怎么设置?

1.归档文件目录的样式

归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。

目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置。

2.归档文件封面的样式

归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。

归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。

装订成册的归档文件目录,应编制封面。

封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。

3.盒内目录

除装订成册的归档文件目录外,每一盒的归档文件都需要制作一份盒内目录,放置于本盒归档文件的最上方。

盒内目录样式和归档文件目录样式相同,区别是一个用于本盒档案的检索管理使用,一个用于汇总检索管理使用。

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