归档文件整理完毕并装盒后,可以进行上架排列工作。上架排列方法应与档案分类方案保持一致,档案整理之归档文件的排架方法应保持稳定,避免频繁倒架。档案排架遵循自上而下,从左到右,到顶头后按S型转弯的顺序,排架要求整齐统一。
排架,即排列上架,一般指将整理规范的档案移交档案库房后,库房工作人员有计划、有规律的将档案排列到档案柜或档案架上。
两级分类法排架
规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取“年度—保管期限”等方法进行两级分类。推荐市级及以下单位采用两级分类的方法。
档案室适用于“年度—保管期限”排列法,一般档案室库房面积有限,便于集中保管和档案的移交销毁等工作开展。
年度—保管期限排架法
即,先按年度分开,再在年度下面按保管期限排列。
2021年:永久、30年、10年
2022年:永久、30年、10年
2023年:永久、30年、10年
档案馆适用于“保管期限-年度”排列法,便于档案的划控和鉴定工作的开展,有条件的可以设置“永久”库房和“30年”库房,也可指定某些列为永久档案,某些列为30年档案。
保管期限-年度排架法
即,先按保管期限分开,再在保管期限下面按年度分开排列。
永久:2021年、2022年、2023年……
30年:2021年、2022年、2023年……
10年:2021年、2022年、2023年……
三级分类法排架
排架方法类似两级分类法,三级分类法排架较为复杂,可以根据实际进行调整。
排架方法如下:
①按机构(问题)-年度-保管期限
②按机构(问题)-保管期限-年度
③按保管期限-机构(问题)-年度
④按保管期限-年度-机构(问题)
⑤按年度—机构(问题)—保管期限
⑥按年度—保管期限—机构(问题)分类
以上是数字档案室档案管理系统软件厂家玖拓智能关于“归档文件的排架方法有哪些”的简要介绍,如需要了解更多数字档案馆建设方案或归档相关的档案科普知识,请浏览玖拓智能官网文章。