档案工作主要是收、存、管、用，如果档案库房里的档案只进不出，再大的库房空间也不够用，所以档案该移交的要移交，该销毁的要销毁！档案销毁工作责任重大，一旦出现差错，可能引发难以估量的后果。那么如何才是正确销毁档案的方法和步骤呢？
一些保管期限到期的档案，不能简单地直接销毁，而要全面分析其内容，判断其是否对后续工作、研究等仍具有参考价值。特别是那些涉及重大历史事件、关键业务数据的档案，即便已达保管期限，也必须慎之又慎，充分考量其潜在价值，确保不遗漏任何重要信息。
1.精准鉴定与评估
机关单位需组建专业能力强的鉴定团队，严格依据档案保管期限表和相关鉴定标准，对每一份档案进行细致入微的逐卷（件）鉴定。鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，应当按规定予以档案销毁。
2.规范提出销毁申请
当确定某些档案符合销毁条件后，应当编制规范、详尽的销毁清册。清册中应清晰罗列销毁档案的档号、文号、责任者、形成时间、题名、应保管期限、已保管时间和销毁时间等关键信息，同时，要条理清晰地阐述申请销毁的具体原因。完成填写后，及时将申请表提交给主管部门进行审核，只有通过严格审核，才能确保销毁行为的合法性与合规性。
3.严格落实审批流程
审批环节是保障档案销毁工作严谨性的关键防线，对销毁申请进行全方位、无死角的严格审查，各层级都要秉持高度负责的态度。机关分管档案工作的单位负责人、办公室负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见。尤其对于涉及机密的档案，审批流程会更加严密复杂，从申请受理到最终批复，每一步都有严格的标准和要求，全力守护信息安全。只有当所有审批环节都顺利通过，才能进入后续档案销毁步骤。
4.合理选择销毁方式
根据档案的类型和特性，选择合适的销毁方式至关重要。常见的销毁方式有焚烧、粉碎、化浆等。对于纸质档案，粉碎和焚烧是较为常用的方法，粉碎能将纸张破坏成细小碎片，焚烧则可彻底将档案化为灰烬；而对于电子档案，必须借助专业的数据擦除软件，利用先进的数据覆盖、加密等技术，确保存储的数据被完全清除，无法通过任何技术手段恢复，从而杜绝信息泄露的隐患。
5.全程监督销毁过程
销毁过程必须处于严格的监督之下，确保万无一失。监督人员可以是单位内部的纪检人员、经验丰富的档案管理人员，也可邀请具备专业资质的第三方机构参与。在销毁现场，监督人员要认真核对销毁方式是否与申请时一致，仔细清点销毁数量，确保与申请数量相符，杜绝错销、漏销等情况发生，保障销毁工作准确无误地完成。
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