档案著录是检索和管理档案资源，对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。
组织机构责任者的著录应符合以下规则。
1.组织机构责任者应著录全称或不发生误解的通用简称。不同时期有不同名称时，著录文件形成时期使用的名称；以往使用过的名称在著录项目“组织机构沿革”中予以说明。
示例1：中国共产党中央委员会中共中央
示例2：中华人民共和国外交部外交部
示例3：中华人民共和国科学技术部科技部
示例4：河北省人民政治协商会议河北省政协以上不应简称为“中央”“本部”“科委”“省政协”。
2.历代政权组织机构责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“()”。
示例1：(清)内阁示例1：(民国)外交部
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