机关单位在日常工作运转过程中可能会遇到的房屋租赁、住房分配、土地征收、物资采购等情况，需要签订相关合同。合同签订的部分可能涉及各科室，但是作为档案保管的合同需要向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理。
合同包括买卖合同、供用电水气热力合同、赠与合同、借款合同、保证合同、租赁合同、融资租赁合同、保理合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、物业服务合同、行纪合同、中介合同、合伙合同等。合同的内容需要包括当事人的姓名或者名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。
订立合同可采用书面、口头或其他形式。书面形式一般以合同书、信件、电报、电传、传真等有形地表现所载内容的形式来表现。当事人采用合同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。在签名、盖章或者按指印之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受时，该合同成立。
根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，本机关单位的房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料属于文书档案永久保管。与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料，重要的属于永久，一般的属于10年。
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