为了充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，提高大学外事类档案的质量和管理水平，并为考核外事管理工作提供依据，特制定本大学外事类档案工作规范。
本规范规定了外事档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程，档案的管理，档案的利用及各级岗位责任制。
本规范依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体类法与高等学校档案工作规范》及GB3792.5——85《档案著录标准》、《文书档案案卷质量要求》、GB9705——88《文书档案案卷格式》等法律、法规、规章，结合本校实际制订。
一、外事档案工作的基本原则
1、外事档案工作必须纳入本校外事工作计划、管理制度之中，落实到本校有关部门外事档案人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
2、外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
3、学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
4、努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为本校教学、科研、人才交流服务。
5、外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门兼职档案员负责收集、积累、归档。
二、外事档案归档范围的确定
1、确定的原则
(1)归档的外事文件材料，必须反映学校外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
(2)归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
(3)归档的外事文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的的职能和特点。
2、归档的主要内容和重点
(1)归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。
(2)本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。
(3)归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
3、不归档的材料
(1)上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件；
(2)未生效的合同、协议书；
(3)未定稿的各种文件；
(4)无查考作甩价值的一般性、临时性函件；
(5)与校外单位交换来的材料；
(6)重份文件，校内各单位发来的文件。
三、外事文件材料的部门立卷与归档流程
（以下高校数字档案馆管理办法略）
以上就是高校数字档案馆软件厂家玖拓智能关于“大学外事类档案工作规范”的简要介绍，如需要了解高等学校档案馆管理办法的完整内容或者高校数字档案馆建设方案，请联系客服详询。
