《档号编制规则》（DA/T13—2015）规定，按件整理档案的档号结构为：
全宗号—类别号—件号
其中，“类别号”的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二（三）级类别号、年度、保管期限代码、机构（问题）代码。
文书档案的档号结构为：
全宗号—档案门类代·年度·保管期限·机构（问题）代码—件号
如：
“J018-WS·2025·Y·BGS-0001”。
《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）规定，文书档案的档号结构宜为：
全宗号—档案门类代·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号
上、下位代码之间用“—”连接，同一级代码之间用“·”隔开。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。
如：
“J018-WS·2025-Y-BGS-0001”。
文书档号编制要求有哪些？
①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。
②年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2025”。
③保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
④机构（问题）代码：机构（问题）代码采用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
按问题分党群类（DQ）、行政类、（XZ）、业务类（YW）、人事类（RS）、财务类（CW）、后勤类（HQ）或者发文类（FW），收文类（SW），会议类（HY），管理类（ZD），合同类（HT），报表类（BB），其它类（QT）。
按机构分办公室（BGS）、人事科（RS）、法规科（FG）、宣传科（XC）、后勤科（HQ）。
⑤件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0102”。
如采用“年度—保管期限”（两级分类法），件号就是在同一年度内按3个保管期限分别编制3个流水号。
如采用“年度—保管期限—机构（问题）”（三级分类法）的单位，每年每个保管期限都要按机构（问题）编制流水号。
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