档案里的“文件”，泛指各类文件材料，有红头公文，有非红头文件，有图表，有制式的和非制式的各种材料。正本和定稿是文书档案工作中的两个重要概念，它们的区别和联系主要体现在以下几个方面：
正本和定稿的含义
正本：是指公文的正式文本，具有法定的效力和规范的格式，是根据定稿制作而成，用于向外发出并作为正式依据的文本，通常会加盖公章等生效标识。
定稿：是指经过修改、审核、审批等程序后，最终确定下来的文稿，是公文制作的基础和依据，是供签发、印刷正本等后续工作使用的文本，一般不对外发布。
正本和定稿的外观形式
正本：格式规范、完整，有正式的发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等要素，排版整齐、美观，按照公文格式要求制作。
定稿：通常会保留修改痕迹，如领导的审批、修改意见等，可能有批注、修改记录等，格式上可能相对不如正本那么严格规范，重点在于内容的准确性和完整性。
正本和定稿的使用范围
正本：发送给主送机关、抄送机关等相关单位和个人，用于在一定范围内传达信息、部署工作、协调事务等，具有广泛的传播性和使用性。
定稿：一般保存在发文机关的相关业务部门或档案管理部门，作为内部材料留存，供日后查阅、参考、归档等使用，不对外公开传播。
正本和定稿的作用
正本：主要用于正式的发布、传达、执行和存档等，是具有法律效力和行政效力的正式文本，是办事的依据和凭证，具有权威性和规范性，收文单位会依据正本内容来组织开展相关工作。
定稿：主要用于体现公文形成的最终成果，是对公文内容、格式等各方面的最终确认，为印制正本提供标准样本，同时也是档案保存的重要材料，用于记录公文的形成过程和最终状态。
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