机关文件材料的归档范围需对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），按照文件材料的归档范围挑选需要归档的文件材料。
机关文件材料的归档范围
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。
收集来的文件材料并不是每一份都需要归档，要纠正两种错误认识，一是有文必档，二是红头文件（上级来文、复印件、打印件等）都要归档，需要按照8号文件关于文件材料的归档要求剔除不需要归档的文件材料。
机关文件材料的不归档范围
（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。
（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
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