本文为大家分享徐州玖拓智能科技有限公司研发的数字档案室软件电子档案管理系统 V5.0 臻选版功能介绍，让大家对玖拓档案有一个更深入的了解。
玖拓智能数字档案室软件电子档案管理系统 V5.0 臻选版是基于信创环境和java平台开发的适用于所有党政机关、企业公司、研究所、高等院校等的综合档案管理系统网络版。玖拓档案管理系统可以私有化部署，也支持云端部署，不限全宗号，不限用户数量，提供全文检索和四性检测，为用户提供超佳体验的档案收管存用管理服务。
(一) 我的空间
1. 首页菜单：为用户提供个性化菜单定制服务，使用户能够根据自身需求和使用习惯，灵活设置首页显示的菜单项，方便快速访问常用功能模块，提高工作效率。用户可以根据自己的喜好和工作特点，选择最适合自己工作流程的菜单布局，从而使得工作更加高效和有序。
2. 我的通知：集中展示系统内部通知提醒，确保用户及时获取重要信息，不错过任何需要关注和处理的任务或消息，保持信息的及时性和准确性。用户可以在这里查看所有未读通知，也可以对已读通知进行标记，方便后续的查阅和管理。接收包括：档案到期的提示信息、包括审批后档案续期提示、接收兼职档案员重置密码的请求等信息。
3. 我的借阅：集成用户的待办事项、驳回事项、档案归还功能，使用户能够在一个平台上统一管理与借阅相关的所有事务，简化操作流程，提升借阅管理的便捷性。用户可以在这里查看自己的借阅记录，了解借阅状态，以及进行档案归还等操作。
4. 个人中心：提供个人信息以及账号信息的设定与更新功能，用户可以随时查看和修改自己的个人资料、联系方式、密码等，保障账号安全和信息准确。用户可以在这里对自己的个人信息进行管理，包括修改密码、更新联系方式等。
5. 待审核：提示与操作审核流程中有需要进行操作的内容，帮助相关用户及时了解待审核事项，加快业务流程的推进，确保档案管理工作的时效性。用户可以在这里查看所有待审核的事项，包括已接收的档案是否归档，可以做归档或退回接收的操作，以及查看审核结果。
6. 我的收藏：展示用户在档案系统中收藏的档案信息，方便用户快速定位和查阅自己关注的重要档案资料，提高信息检索和利用的效率。用户可以在这里查看自己收藏的档案，进行收藏管理，以及对收藏的档案进行查阅。
7. 系统监控：对系统状态进行监控与展示，使系统管理员能够实时掌握系统的运行情况，包括服务器负载、网络连接、资源使用等，以便及时发现和解决潜在问题，保障系统的稳定运行。系统监控可以帮助管理员了解系统的运行状况，及时进行维护和优化。
8. 登陆分享：允许用户将本账号分享给其他人进行登陆操作，并可做登陆时间与登陆密钥的设定，实现账号的有限制共享，满足团队协作或特定业务场景下的账号使用需求，同时保障账号使用的安全性和可控性。用户可以在这里设置账号分享，设定分享时间和密钥，以及查看分享记录。
9. 文件分享：支持对档案文件进行分享操作，用户可以方便地将所需文件分享给其他用户或部门，促进信息的流通和共享，提高工作效率和协同能力，同时系统可对分享过程进行记录和管理，也可以加密分享，确保文件分享的安全性和可追溯性。用户可以在这里进行文件分享，查看分享记录，以及对分享的文件进行管理。
10. 档案画廊：通过画廊展览的方式做直观的档案信息展示，以更加生动、形象和直观的形式呈现档案内容，如图片、图表、影像等，增强用户对档案的理解和感受，提升档案的展示效果和利用价值。用户可以在这里查看档案画廊，了解档案内容，以及进行档案的检索和查阅。
(二) 档案管理
1. 文件收集：针对不同类型与类别的档案，我们提供了多种收集方式，包括在线收集、离线收集以及自动收集等，以满足不同场景下的需求。这些方式支持电子文件元数据的自动采集，以及四性检测，确保了档案的全面性、准确性和高效性，可以集成如：OA、ERP、HIS等常用的业务系统。此外，系统还具备导入导出批量操作等便捷性操作，从而确保档案收集工作的全面性、准确性和高效性，满足不同类型档案的收集需求。
2. 档案归档：对于通过不同方式收集来的电子文件，我们提供了一系列的档案归档和退回操作。根据预设的归档流程和规则，对电子文件进行分类、整理、编号等处理，确保其符合档案管理的标准和要求。同时，系统支持对不符合要求的文件进行退回修改，以保证归档档案的质量，确保每一份档案都达到档案管理的标准。
3. 档案编研：通过模版化配置，我们可以进行档案编研操作。用户可以根据不同的编研主题和需求，灵活定义编研模版，包括编研内容、格式、结构等。这样，我们就能实现对档案信息的深度挖掘、整理和研究，生成具有参考价值和利用价值的编研成果，如大事记、专题报告等，为用户提供更丰富、更深入的档案信息。同时还支持通过OCR识别定制编研模版，形成智能化的编研操作。
4. 档案发布：针对归档档案信息与类别，我们进行档案发布与展示。通过设置不同的发布渠道、权限和展示方式，将档案信息推送给特定的用户群体或公开发布，满足不同用户对档案信息的查阅需求。这样，我们不仅提高了档案信息的开放度，也提高了档案信息的利用率，让更多的人能够方便地获取和利用档案信息。
(三) 档案鉴定
1. 待鉴定：在档案管理过程中，档案到期后需要进行鉴定，以确保档案信息的准确性和时效性。系统将自动根据档案的保管期限以及其他设定条件，向用户发出提醒，提示用户对即将到期的档案进行必要的鉴定工作。此外，系统还会提供一份详细的待鉴定档案清单和统计报表，这些信息将帮助档案管理人员更加科学和准确地做出鉴定决策，从而提高档案管理的整体效率和质量。
2. 已销毁：对于已经到期并被销毁的档案，系统会进行详细的信息统计和展示。这包括记录销毁档案的相关信息，例如销毁的具体时间、采用的销毁方式、销毁过程中的批准人等关键信息。通过系统生成的直观图表和报表，管理人员可以轻松追溯档案的销毁过程，并进行必要的审计工作。这样的机制确保了档案销毁过程的合规性和安全性，同时也为档案管理的完整性和透明度提供了保障。
(四) 办公管理
1. 新建流程：根据业务需求，我们提供了创建各类业务流程的功能。用户可以自由定义流程模板和流程步骤，以适应各种不同的业务场景。这不仅有助于实现业务流程的规范化和标准化管理，而且还能显著提升工作效率和团队之间的协同合作能力。
2. 待办任务：系统将展示需要办理的任务信息，并提供相应的操作功能。用户可以清晰地看到当前待处理的任务列表，其中包含任务名称、紧急程度、发起人、截止日期等详细信息。这样的设计有助于用户快速定位和处理待办事项，有效避免任务的遗漏或延误，确保业务流程的顺畅和高效推进。
3. 待签任务：系统对需要签收的任务进行集中展示，用户可以方便地进行任务签收操作。通过这种方式，任务的责任和归属变得明确，系统还会记录签收时间和签收人等相关信息，便于后续的任务跟踪和管理，确保任务的及时和准确执行。
4. 已办任务：系统提供已办结任务的统计和历史记录查询功能。用户可以根据时间、任务类型、流程名称等条件进行筛选和查询，这不仅方便用户回顾和总结已完成的工作，而且为后续的工作分析和优化提供了有力的数据支持。
5. 抄送我的：系统将及时推送抄送给用户的信息。当用户被抄送至某项任务或流程时，相关的信息会立即呈现给用户，使用户能够及时了解业务动态和相关情况。即便用户可能不需要直接参与处理，这种设计也确保了用户对相关事务的知情权，有助于保持信息的透明度和及时性。
(五) 系统公告
系统公告功能是为用户内部信息交流而设计的，它允许用户执行一系列与公告相关的操作，包括但不限于创建、编辑、发布以及撤回公告。此外，该功能还提供了强大的查询和浏览工具，使得用户能够根据不同的条件，如时间、标题、发布人等，进行精确的公告搜索。通过这些功能，系统确保了信息的及时传递和共享，使得用户能够方便快捷地获取公司内部的重要通知、政策变动以及其他关键信息，从而保持了信息的时效性和相关性。
(六) 档案检索
1. 综合检索：通过关键字检索、卡片检索、高级检索等多种方式进行档案内容的检索与查找，满足不同用户在不同场景下的检索需求，提供灵活、高效的检索功能，帮助用户快速定位所需档案信息，提高档案利用效率。这种综合检索方式不仅涵盖了传统的关键词搜索，还包括了更为先进的卡片式检索，以及可以根据用户需求定制的高级检索功能，使得检索过程更加智能化和个性化。
2. 全文检索：通过关键字定位档案全文内容进行检索与查找，深入到档案文件的文本内容中进行搜索，能够快速找到包含特定关键字的档案文件，即使这些关键字出现在文件的任意位置，大大提高了检索的精准度和范围，尤其适用于对大量文本内容的档案进行检索。全文检索技术的应用，使得用户无需再逐页翻阅档案，即可迅速锁定包含关键信息的文档，极大地节省了时间并提高了工作效率。
3. 关联检索：通过关键字进行档案类别的关联检索与展示，根据用户输入的关键字，系统不仅能够检索出直接匹配的档案，还能基于档案类别的关联关系，扩展检索范围，展示与之相关的其他类别档案，帮助用户更全面地了解相关档案信息，发现潜在的关联内容，为深入研究和分析提供便利。这种检索方式通过智能算法分析档案之间的内在联系，为用户提供了一个更为宽广的档案信息视图，从而促进知识的发现和创新。
(七) 数据利用分析
依据档案的种类、密集程度以及保存年限等关键信息，通过图形化的方式进行展示，以直观的图表形式呈现档案数据的分布情况、利用频率、增长趋势等关键信息。这样的可视化手段能够帮助档案管理人员更加清晰地了解档案资源的当前状态和利用动态，从而为档案管理的决策过程提供有力的数据支持和可视化的参考依据。通过这种方式，可以有效地优化档案管理策略和资源配置，提高档案管理的整体效率和质量。
(八) 档案设置
1. 全宗管理：针对档案软件的全宗信息进行详细设置，不仅包括全宗号、全宗名称、全宗描述等基本信息，还涉及全宗的创建时间、负责人、保管期限等关键信息，明确档案的归属和管理范围。这些设置为档案的分类、整理和检索提供了坚实的基础依据，确保档案管理的条理性和规范性，从而提高档案管理的整体效率和档案资料的可追溯性。
2. 档案类型管理：针对档案软件的档案类型信息进行细致的设置，不仅定义不同类型档案的分类代码、名称、特征等基本信息，还包括档案的来源、保管期限、密级等详细信息。通过这些设置，可以对不同类型的档案进行有针对性的管理和处理，满足多样化档案管理需求，提高档案管理的精细化程度，确保档案的安全性和保密性。
3. 元数据管理：针对元数据内容进行深入的设置与管理，用户不仅可以自定义元数据字段、数据类型、长度等基本信息，还可以设置元数据的来源、更新频率、关联档案等高级属性。这样的灵活性适应了不同档案的元数据需求，确保元数据的完整性和准确性，为档案的检索、共享和长期保存提供了有力支持，同时便于对档案进行多维度的描述和标识，增强了档案信息的可利用性。
4. 分类表管理：对分类表进行全面的设置与管理，包括分类表的创建、修改、删除等操作，以及分类节点的增删、排序等。通过构建科学合理的分类体系，方便档案的分类存储和检索利用，提高档案管理的效率和准确性。此外，分类表管理还支持对分类表的版本控制和权限管理，确保分类表的稳定性和安全性。
5. 自定义分组：对分组进行自定义设置与管理，用户可以根据实际工作需要，按照部门、项目、业务类型等不同维度对档案或用户进行分组。实现个性化的管理和授权，提高管理的灵活性和针对性，便于团队协作和资源共享。分组管理还支持对分组成员的动态调整和权限分配，确保分组管理的实时性和有效性。
6. 水印管理：对档案软件的水印使用进行全面设置与管理，支持多种水印类型，如文字水印、图片水印、二维码水印等，用户可以自定义水印的内容、样式、透明度、位置等。通过水印管理，可以有效保护档案的版权和防止未授权的复制，同时增强档案的安全性和可信度。
7. 报表管理：对档案软件的报表使用进行详细设置与管理，提供丰富的报表模板和自定义报表功能。用户可以根据需求生成各类统计报表，如档案库存报表、借阅报表、销毁报表等，并可对报表的格式、内容、输出方式进行详细设置，满足不同用户对报表的多样化需求。报表管理还支持报表的自动化生成和定期发送，为档案管理提供直观、准确的数据支持，提高决策效率。
8. 归档章管理：对档案软件的归档章使用进行细致设置与管理，包括归档章的样式设计、位置设定、使用规则制定等。通过规范归档章的使用流程，确保归档文件的合规性和权威性，同时便于对归档文件进行标识和管理，提高档案管理的规范性和公信力。归档章管理还支持对归档章的版本控制和权限管理，确保归档章使用的安全性和稳定性。
9. 四性检测配置：配置档案四性检测的所需参数，如真实性检测算法、完整性检测规则、可用性检测标准、安全性检测项目等。通过这些配置，确保档案在长期保存和利用过程中，始终具备可靠的真实性和完整性，能够正常使用且不被非法篡改或泄露，保障档案的长期价值和安全。四性检测配置还支持对检测结果的记录和分析，为档案管理提供持续改进的依据。
(九) 系统管理
1．用户管理
在系统中，用户管理功能允许管理员对用户的各项信息进行详细的配置与管理。这包括但不限于用户的个人基本信息、账号信息以及权限信息等。管理员可以执行添加新用户、删除不再需要的用户、修改用户资料以及查询用户信息等操作。此外，系统还支持对用户状态的控制，例如启用、禁用或锁定用户账户，以确保系统的使用安全，并提供用户管理的灵活性。这一功能旨在满足不同规模组织在用户管理方面的需求，无论是小型企业还是大型机构，都能通过用户管理功能实现高效和安全的用户信息管理。
2．角色管理
角色管理功能允许管理员对系统内的角色信息进行配置与管理。管理员可以定义不同的角色，并为每个角色分配相应的权限和职责。通过角色的分配，可以实现对用户的批量授权和权限管理，从而简化用户权限管理的复杂度，提高管理效率。角色管理还便于对组织架构和职责分工进行灵活调整，以适应组织内部的变化和需求。这种管理方式不仅提高了工作效率，还确保了组织内部职责的明确划分和权限的合理分配。
3．菜单管理
菜单管理功能允许管理员对系统的菜单进行配置与管理。管理员可以根据用户的角色和权限定制系统菜单的显示内容和布局，实现菜单的动态加载和个性化展示。这样的设计使得用户能够快速访问到他们需要的功能模块，从而提高系统的易用性和用户体验。菜单管理功能确保了用户界面的灵活性和适应性，使得系统能够更好地满足不同用户群体的需求。
4．部门管理
部门管理功能允许管理员对系统的部门信息进行配置与管理。管理员可以执行部门的添加、删除、修改、查询等操作，并设定部门之间的层级关系和隶属关系。这些信息的维护为用户管理和权限分配提供了组织架构基础，确保系统能够适应不同组织的管理架构。部门管理功能不仅有助于维护组织结构的清晰性，还为用户权限的分配和管理提供了必要的组织信息支持，从而确保了系统在不同组织环境中的适用性和灵活性。
5．岗位管理
岗位管理功能允许管理员对系统的岗位信息进行配置与管理。管理员可以定义组织内的岗位设置和岗位职责，明确各岗位的权限范围和工作内容。通过岗位与用户的关联，管理员可以实现对用户权限的精细化管理。这种管理方式满足了企业对人力资源管理和业务流程管理的需求，提高了组织运作的效率和规范性。岗位管理功能确保了企业内部岗位设置的合理性和岗位职责的明确性，从而促进了企业整体运作的高效和有序。
6．字典管理
字典管理功能允许管理员对系统字典进行配置与管理。管理员可以执行数据字典的创建、修改、删除等操作，以及字典项的增删、排序等。系统字典为系统提供统一的数据标准和规范，确保数据的一致性和准确性。这不仅方便了在各功能模块中进行数据的维护和管理，还提高了系统的数据质量和稳定性。同时还包括树形字典，区别与系统字典的扁平化，树形字典支持多子分支功能，字典管理功能是确保系统数据准确性和一致性的关键，对于维护系统的整体数据质量至关重要。
7．参数设置
参数设置功能允许管理员对系统使用参数进行配置与管理。这涵盖了系统运行过程中的各种参数配置，如缓存参数、定时任务参数、数据备份参数等。通过合理的参数设置，管理员可以优化系统性能，提高系统的运行效率和稳定性。参数设置功能满足了不同环境下的系统运行需求，确保了系统在各种工作负载和使用场景下的最佳性能表现。
8．日志管理
日志管理功能记录与查询系统的使用日志信息，包括用户登录日志、操作日志、系统运行日志等。这些日志详细记录了系统的运行状态和用户行为，为系统的安全审计、故障排查、性能优化等提供了有力的数据支持。管理员可以利用这些日志信息及时发现和解决系统问题，保障系统的安全、稳定运行。日志管理功能是系统监控和维护的重要组成部分，对于确保系统的长期稳定运行至关重要。
9．回收站
9.1基本信息（回收站）
回收站功能针对系统删除的基本信息进行回收管理。当用户误删或需要临时保留的系统基本信息时，这些信息会被移至回收站，在回收站中用户可以进行恢复、彻底删除等操作。这防止了重要信息的丢失，并保障了系统数据的完整性和安全性。回收站功能为用户提供了一个安全网，以防止意外删除导致的数据损失，同时也为管理员提供了一种便捷的方式来恢复误删的数据。
9.2用户管理（回收站）
回收站功能还针对系统删除的用户信息进行回收管理。已删除的用户账号及相关信息会在回收站中保留一定时间，在此期间，管理员可以根据需要对误删的用户进行恢复操作，避免因用户信息丢失而导致的业务影响。同时，管理员也能对确定不再需要的用户进行彻底删除，保持系统用户管理的整洁性和准确性。回收站的用户信息管理功能确保了用户数据的安全性和管理的灵活性，是用户管理中不可或缺的一部分。
10．流程管理
10.1流程分类
流程管理功能包括流程分类信息配置，对各类业务流程进行分类管理，明确不同流程的类型和特点。这方便用户快速查找和使用所需流程，同时为流程的统计分析和优化改进提供基础数据，提高流程管理的效率和针对性。流程分类是流程管理的起点，它为后续的流程设计和优化奠定了基础。
10.2表单配置
流程管理还包括系统流程表单信息配置，根据不同的业务流程需求，设计和配置相应的表单。这包括表单字段、布局、样式、验证规则等，确保表单能够准确采集业务数据，满足流程办理的需要。表单配置是流程管理中实现数据采集和处理的关键环节，它直接影响到流程的效率和准确性。
10.3流程模型
流程管理还包括系统流程模版内容配置，建立标准化的流程模型。这定义了流程的步骤、流转规则、参与角色、权限设置等，为流程的创建和执行提供模板和依据。流程模型的建立实现了流程的规范化、标准化管理，提高了流程的可操作性和执行效率。流程模型是确保流程顺畅执行和高效完成的核心组件。
10.4部署管理
部署管理功能是将配置好的流程模型进行部署上线，通过线下对流程模型的调研梳理，形成固定模版格式的数据，再上传到部署管理模块上，进行一键部署，同时也支持部署模型数据的替换与维护，大大降低了用户维护数据的难度。
(十) 系统监控
1．在线用户
针对在线用户信息与状态进行实时监控与管理，确保能够准确掌握当前在线用户的数量、分布情况、登录时间以及他们的操作行为等详细信息。这样的措施有助于管理员及时了解系统的使用状况和用户活跃度，从而更好地评估系统的受欢迎程度和用户参与度。此外，通过监控工具，管理员还可以对异常用户行为进行实时监控和预警，及时发现潜在的安全威胁，采取必要的防护措施，以保障系统的安全稳定运行。
2．数据监控
对系统的实际数据情况进行全面的监控与管理，这包括但不限于数据库的性能指标、数据存储量、数据增长趋势以及数据备份和恢复情况。通过使用各种图表和报表工具，可以将数据监控的结果以直观的方式展示出来，帮助管理员及时发现数据异常和潜在问题。这样的监控措施能够使管理员采取相应的优化和维护措施，确保系统数据的完整性和可靠性，从而保障整个系统的稳定运行和数据安全。
以上是徐州玖拓智能科技有限公司关于玖拓档案管理系统软件的简要介绍，如需要完整的玖拓智能电子档案管理系统 V5.0 臻选版的功能介绍，请联系网站客服。
