照片档案的整理属于声像档案数字化工作的一部分，照片档案的底片、照片应分开存放，同时其应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管和提供利用的原则。
照片档案应在全宗内按保管期限一年度一问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限一问题一年度进行分类。分类方案应保持前后一致不应随意变动。在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
编号入册：
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。
格式一：全宗号一保管期限代码一张号
格式二：全宗号一保管期限代码一册号一张号
照片册一般由 297mmx210 mm 大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。应按照分类、排列顺序(即照片号顺序）将照片固定在芯页上，组成照片册。
对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。
照片说明的填写：
说明应用横写格式，分段写。其格式及其内容如下：
题名，应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。
照片号，编号方法见前。
底片号，若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。
参见号，指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。如参见文书档案0113-2-18或科技档案G-J-21。照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。
摄影者，一般填写个人，必要时可加写单位。
时间，照片的拍摄时间用八位阿拉伯数字表示，如2015年2月18日写作20150218。
密级，应按 GB/T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。
文字说明，应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息，或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如，照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
此外，单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。
照片档案目录的编制：
照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照照片号排序。
册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内目录格式。
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