为了获得高质量的数字化档案，对于档案数字化扫描要求在技术方面做出了一些规范。
1、扫描前整理要求
（1）剔除卷内所有金属物，如订书针、回形针、大头针和金属夹等，对胶粘部分拆除可能破坏档案的可以不拆除，应确保不对档案原件造成二次损害。
（2）清点档案页数，如卷内未标页码或者页码标注错误都应按实际情况重新标注页码，不得出现漏页、错码。
（3）检查卷内目录，没有卷内目录以及卷内目录和实际情况不符的，要重新编制目录以替换原目录。
（4）检查盒内、卷内等备考表，按照采购人要求进行标注、修正、更换。
（5）对霉变、破损、折皱不平的档案，应当进行技术处理再扫描，档案除霉、托裱、展平等技术处理应符合《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）等规范和采购人要求。
（6）纸张过小，很薄很脆纸张破损的等要贴在相应规格纸上（如16K,B5，A4）。
（7）档案整理过程中，替换掉的卷内任何材料或者工作笔记都要交给采购人，不得自行处理。
2、档案扫描要求
（1）扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。
（2）扫描分辨率：不低于300dpi，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。
（3）图像存储：采用JPG或JPEG格式进行不加密存储，同时图像处理后图像文件应根据要求封装为双层PDF或JPEG文件，并将封装好的文件存储到相应文件夹中，成品数据能与档案管理系统进行无缝挂接，并实现全文检索。
（4）其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。转换双层PDF格式，实现OCR识别。
3、图像处理要求
（1）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。
（3）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。
（4）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
4、目录著录要求
（1）文书档案目录著录要符合《档案著录规则》（DA/T19-1999）、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450-2004）等规定和采购人要求。
（2）目录著录可直接在采购人使用的档案管理软件中进行，也可由中标人在自备软件中著录后，再批量导入采购人使用的档案管理软件目录数据要严格符合采购人的档案管理软件要求，能实现软件中和目录相关的全部功能。
（3）档案系统已有目录要进行校对、缺项补齐，确保正确。
5、还原装订要求
库藏档案恢复装订时，应尽可能利用原孔进行穿线装订，以左齐下齐整理整齐，并保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时如发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装订。
6、数据挂接要求
（1）档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后，通过网络挂接入采购人档案管理软件。
（2）中标方必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部100%挂接正确，数字化加工成果能在采购人档案管理软件中有效进行全文检索和显示。
7、数据验收要求
（1）以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检的比率不得低于本项目加工总量的5%。
（2）目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于95%时，予以验收“通过”。合格率＝抽检合格的总页（条）数/抽检案卷总页（条）数×100%。
（3）其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。
档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰；?扫描图像：漏扫率≤0.2‰；
图像质量：图像质量情况完好率99%；
图像格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰；
著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰；
条目与图像挂接：挂接正确率100%；
档案原始材料：100%不缺失。
（4）验收“通过”的结论，必须经采购人验收小组审核、签字后方生效。
8、数据备份要求
（1）验收合格后及时备份，为保证数据安全，备份可采取在线、离线相结合方式实现多套备份。
（2）数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确等。
（3）数据验收合格后，中标方须将著录条目和全文数据向招标方数据库迁移。导入档案管理软件系统，并能快速准确调阅利用。档案扫描文件应提供未压缩的单页JPEG格式和PDF（双层）两种格式，以两部数据移动硬盘分别存储，一式2套向招标方移交，做好标签，以便查找和管理，同时检查能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。同时，提供档案级（蓝光）光盘存储数据一套。
（4）移交纸质目录一套一份
9、安全保密要求
本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。档案数字化项目完成后，招标方应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。档案数字化项目完成后，招标方应会同招标方拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给招标方，并办理相关移交手续。对中标方所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。
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